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Durante muitos anos, o início de uma reclamação trabalhista era acompanhado de uma cena bastante conhecida nas empresas. Chegava uma correspondência da Justiça do Trabalho, alguém assinava o recebimento e, não raro, começava imediatamente a procura pelo advogado.

Essa cena ainda existe. O problema é imaginar que ela continue sendo a única.

A comunicação dos atos processuais também ingressou, definitivamente, no ambiente digital. Hoje, uma empresa pode receber eletronicamente uma comunicação relacionada a uma ação judicial, inclusive uma citação, sem que um envelope tenha passado pela recepção ou um oficial de justiça tenha batido à porta.

Para quem administra uma empresa, a mudança é mais importante do que parece. Não se trata apenas de substituir papel por tela. Mudou o lugar em que uma informação juridicamente relevante pode chegar e, por consequência, mudou também a forma como a empresa precisa organizar o seu recebimento.

E isso está longe de ser preocupação exclusiva das grandes corporações. Uma loja, um restaurante, uma clínica, uma imobiliária, uma empresa de tecnologia, um escritório profissional, uma prestadora de serviços ou uma pequena empresa familiar estão inseridos nessa mesma realidade.

No âmbito do Poder Judiciário, o primeiro instrumento que o empresário precisa conhecer é o Domicílio Judicial Eletrônico, plataforma nacional instituída para concentrar comunicações processuais pessoais expedidas pelos tribunais. Em termos simples, funciona como um endereço judicial eletrônico da empresa. É nesse ambiente que são centralizadas citações e outras comunicações processuais que exijam ciência pessoal da parte ou de terceiros.

A regra alcança as pessoas jurídicas de direito privado. O porte da empresa, por si só, não a coloca fora do sistema. A pequena empresa que possui poucos empregados não deve partir da premissa de que essa é uma preocupação reservada às organizações que mantêm departamento jurídico próprio.

Há, é verdade, disciplina específica para microempresas e empresas de pequeno porte que possuam endereço eletrônico cadastrado no sistema integrado da Redesim. Nesses casos, esse endereço pode ser aproveitado para as comunicações, dispensando-se o cadastramento específico exigido pela regra geral. Para ME, EPP e MEI, portanto, é importante distinguir duas coisas: estar sujeito às comunicações eletrônicas e ter de realizar pessoalmente um novo cadastro no Domicílio Judicial não são necessariamente a mesma coisa.

A ressalva é importante, mas precisa ser bem compreendida: dispensa de cadastramento específico não significa dispensa de comunicação eletrônica.

Por isso, talvez a pergunta mais útil ao pequeno empresário não seja “preciso fazer um novo cadastro?”, mas outra: qual endereço eletrônico está vinculado ao meu CNPJ para receber comunicações judiciais e quem, efetivamente, acompanha esse endereço?

O primeiro passo é conferir a situação da empresa no Domicílio Judicial Eletrônico. O acesso é feito pela plataforma oficial do Poder Judiciário, mediante os meios de autenticação disponibilizados pelo sistema. Ali devem ser verificados os dados vinculados ao CNPJ, os usuários autorizados e, principalmente, a existência de comunicações destinadas à empresa.

A gestão dos acessos também merece algum cuidado. Não parece razoável que o certificado digital do sócio circule indistintamente entre funcionários, contador, RH e terceiros. O sistema permite administração de usuários e perfis, o que possibilita estabelecer um responsável e organizar os acessos sem transformar credencial pessoal em senha coletiva.

Feito isso, vem uma providência que não está escrita na lei como obrigação diária, mas que me parece elementar como medida de prevenção: alguém deve consultar o Domicílio Judicial regularmente — e, para a empresa que queira reduzir ao mínimo esse risco, preferencialmente em todos os dias úteis.

É uma rotina de poucos minutos. E pode evitar um problema de muitos meses.

Também não é prudente confiar exclusivamente nos avisos enviados por e-mail. Endereços ficam desatualizados, mensagens são direcionadas ao spam, empregados mudam de função ou deixam a empresa. O e-mail pode ser um excelente alerta; não deve substituir a conferência do ambiente oficial.

E se uma citação eletrônica de reclamação trabalhista chegar e ninguém confirmar o recebimento?

Aqui convém alguma precisão. No caso das empresas privadas, a falta de confirmação da citação eletrônica no prazo legal de três dias úteis não significa que a empresa esteja automaticamente citada pelo simples silêncio. A legislação prevê, nessa hipótese, a utilização de outros meios de citação.

Isso, contudo, não torna recomendável ignorar a comunicação. A empresa deverá justificar a ausência de confirmação e, não havendo justa causa, poderá ficar sujeita à multa de até 5% do valor da causa por ato atentatório à dignidade da Justiça.

Há uma consequência potencialmente mais grave. Se a empresa for regularmente citada e, por falha interna, deixar de apresentar defesa ou de comparecer quando processualmente exigido, poderá enfrentar revelia e confissão quanto à matéria de fato, observadas, naturalmente, as particularidades e exceções de cada processo.

Quem atua há algum tempo no contencioso trabalhista sabe que existem processos difíceis de defender. Mas há também aqueles que se tornam difíceis porque a defesa começou tarde. São problemas inteiramente diferentes — e o segundo, muitas vezes, poderia ter sido evitado.

Essa forma de comunicação já integra a realidade da Justiça do Trabalho catarinense. A Corregedoria do Tribunal Regional do Trabalho da 12ª Região vem orientando unidades judiciárias quanto à utilização do Domicílio Judicial Eletrônico para citações quando o sistema estiver disponível. Em Florianópolis, há orientação expressa nesse sentido em atividade correicional do CEJUSC. Portanto, não estamos diante de uma inovação à espera de implementação. Ela já faz parte da rotina forense.

E existe uma segunda caixa postal eletrônica que merece a mesma atenção, embora tenha finalidade completamente diferente.

É o Domicílio Eletrônico Trabalhista — DET, administrado pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

Os nomes são parecidos e a confusão é compreensível. As funções, porém, não são as mesmas. O Domicílio Judicial pertence ao universo dos processos judiciais. O DET é o canal eletrônico utilizado pela Inspeção do Trabalho para comunicações administrativas, fiscalizações, notificações, intimações, decisões e avisos dirigidos aos empregadores.

No DET, a abrangência é especialmente ampla. As pessoas jurídicas sujeitas à Inspeção do Trabalho devem acessar o sistema e manter seus dados atualizados, ainda que não possuam empregados. Estão compreendidos microempresas, empresas de pequeno porte e MEIs. Pessoas físicas também são alcançadas quando ostentam a condição de empregador, inclusive no emprego doméstico.

Vale traduzir a regra para situações comuns.

Uma clínica constituída como pessoa jurídica, mas sem empregados, deve conferir o DET. Um escritório profissional organizado por meio de pessoa jurídica, ainda que terceirize toda a estrutura administrativa, também. Uma empresa familiar que, naquele momento, não tenha empregado registrado continua submetida ao sistema. O mesmo ocorre com o MEI, ainda que trabalhe sozinho.

A situação é diferente para o profissional liberal que atua exclusivamente como pessoa física e não possui empregados. Não é a condição de médico, advogado, dentista, arquiteto ou consultor que, isoladamente, o transforma em destinatário dessas obrigações. Se contratar empregado, passa a ser empregador. Se desenvolver a atividade por meio de pessoa jurídica, o respectivo CNPJ estará submetido às regras aplicáveis às pessoas jurídicas.

Colocar o DET em ordem não é tarefa particularmente complexa. O acesso é realizado pelo portal oficial, mediante conta gov.br nos níveis admitidos pelo sistema ou certificado digital. No caso da pessoa jurídica, o responsável acessa o ambiente correspondente ao CNPJ. Também é possível conceder procuração eletrônica para que contador ou outro profissional autorizado opere o sistema.

No primeiro acesso — e periodicamente depois dele — convém entrar nos dados cadastrais e conferir principalmente e-mail, telefone e demais informações de contato. Se os dados provenientes da Receita Federal estiverem incorretos, a alteração deverá ser feita na origem.

Empresas com filiais precisam redobrar a atenção: cada estabelecimento possui sua própria caixa postal no DET. Por isso, os contatos devem ser conferidos por estabelecimento, sem presumir que acompanhar apenas a matriz seja suficiente. Para redes comerciais ou prestadores de serviços com vários estabelecimentos, esse detalhe merece entrar expressamente na rotina administrativa.

A consulta das mensagens é feita na própria caixa postal do DET. Aqui há uma peculiaridade jurídica que torna a conferência especialmente importante: não abrir a comunicação não significa impedir que ela produza efeitos. Se a mensagem não for consultada, a regulamentação prevê a ciência tácita no primeiro dia útil após transcorridos 15 dias corridos da publicação da comunicação na caixa postal.

Em outras palavras, não abrir o DET não mantém o prazo indefinidamente parado à espera de alguém.

Em 2026, a própria Secretaria de Inspeção do Trabalho voltou a orientar os empregadores a consultar rotineiramente o sistema, inclusive diante de notificações relacionadas a pendências de FGTS identificadas no FGTS Digital. Não se trata, portanto, de manter um cadastro atualizado apenas para cumprir uma formalidade. Há comunicações concretas e potencialmente relevantes circulando por esse ambiente.

Minha recomendação prática para o DET é a mesma: uma empresa minimamente organizada deveria estabelecer uma rotina de consulta em todos os dias úteis. Não porque exista uma obrigação legal autônoma de acessar o portal diariamente, nem porque o empresário precise começar suas manhãs navegando por sistemas governamentais, mas porque alguém precisa receber formalmente essa atribuição.

Há ainda uma terceira sigla que costuma aparecer nesse assunto: DJEN, o Diário de Justiça Eletrônico Nacional. Não se trata de uma terceira caixa postal da empresa. É o veículo oficial de publicação dos atos judiciais e interessa, sobretudo, à rotina dos advogados que acompanham os processos.

Para o empresário, a distinção pode ser guardada sem maiores complicações: o Domicílio Judicial recebe comunicações pessoais do Judiciário; o DET recebe comunicações da fiscalização trabalhista; e o DJEN publica atos judiciais, cujo acompanhamento ordinariamente integra a atividade da advocacia.

Feitas essas distinções, percebe-se que o maior risco talvez não seja tecnológico. É um velho conhecido da administração: ninguém sabe exatamente de quem é a responsabilidade.

Imagine uma clínica com três sócios e quinze empregados. O administrador acredita que as comunicações trabalhistas são acompanhadas pelo contador. O contador entende que processos judiciais pertencem ao advogado. O advogado acompanha rigorosamente todos os processos que lhe foram confiados, mas não tem como adivinhar que surgiu uma ação nova cuja comunicação jamais lhe foi encaminhada. Para completar, o e-mail cadastrado no sistema pertence a uma funcionária que deixou a empresa seis meses atrás.

Não é difícil imaginar o resultado.

E o exemplo vale igualmente para uma loja, um restaurante, uma startup, uma imobiliária, uma prestadora de serviços ou um escritório de profissionais liberais. A tecnologia é recente. A falha de comunicação interna, nem tanto.

A solução tampouco exige a criação de um departamento. Para a maioria das pequenas e médias empresas, basta estabelecer uma rotina simples e levá-la a sério.

A empresa deve conferir sua situação no Domicílio Judicial Eletrônico e no DET, revisar contatos e usuários autorizados e designar quem ficará responsável pela consulta. No caso de ME, EPP ou MEI, deve verificar também como o endereço eletrônico do CNPJ está integrado aos sistemas oficiais, evitando tanto a falsa impressão de que está dispensado das comunicações quanto cadastros desnecessários. Havendo filiais, cada caixa postal do DET precisa entrar no procedimento de controle.

É indispensável prever um substituto para férias, afastamentos ou desligamentos. Recebida uma comunicação, a regra interna pode ser muito simples: identificar o documento, encaminhá-lo imediatamente a quem deverá agir, confirmar que a providência foi tomada e guardar o registro.

Contador, RH, administração e advogado podem participar desse fluxo. O importante é que cada um saiba exatamente onde começa e termina sua responsabilidade. “Achei que o outro estava olhando” dificilmente será uma explicação útil quando o prazo já tiver transcorrido.

Por isso, há uma providência que o empresário pode adotar sem esperar uma fiscalização ou uma reclamação trabalhista: reservar alguns minutos para verificar hoje como estão o Domicílio Judicial e o DET de sua empresa. Depois, fazer uma pergunta ainda mais importante: quem voltará a verificá-los amanhã — e quem fará isso quando essa pessoa estiver de férias?

Se não houver uma resposta clara, o problema já foi identificado. E, felizmente, ainda pode ser corrigido antes de produzir consequências.

Porque o carteiro pode não ter vindo.

A ação trabalhista, talvez sim.

Allexsandre Gerent é conselheiro da CDL Florianópolis, advogado (OAB/SC 11.217), sócio fundador da Gerent Advocacia Trabalhista, professor, pós-graduado em Direito do Trabalho e Direito Tributário, mestre em Ciências Políticas.